28-05-2010

28/05/10 – Je kunt er goed melig van worden…

Mailen… je kunt er goed melig van worden

Een tijdje geleden vroeg een collega aan mij of ik een e-mail gericht aan een zakenrelatie even wilde nalezen op taalkundige en feitelijke onjuistheden. Uiteraard wilde ik dat; collegialiteit is immers een groot goed, toch? Maar een goede omgang met je collega’s houdt tevens in dat er af en toe ook een, al dan niet pikant, grapje gemaakt moet kunnen worden.

Athans, dat is mijn mening die misschien wel een residu is uit mijn studententijd waarin het bij vlagen een sport was om medestudenten (en als het even kon docenten) een lekkere, met humor doorspekte loer te draaien. Nu was het in dit geval niet mijn bedoeling om mijn collega voor paal te zetten, maar om hem tussen de dagelijkse digitale beslommeringen door even aan het lachen te krijgen; en mijzelf ook niet te vergeten. Maar het lachen verging ons beiden al snel. Want nadat ik hem mijn mail met gecorrigeerde tekst had gestuurd, hoorde ik een paar minuten later een verschrikkelijke vloek, een oerkreet, die zelfs de meest introverte nerds deed opschrikken.

Wat bleek? Mijn collega had mijn tekst één op één in zijn mail gekopieerd en naar de relatie gestuurd. Vervolgens had hij kennelijk besloten mijn tekst toch even na te lezen. In die tekst had ik een piepklein grapje verweven waarvan ik zeker wist dat hij die wel vooraf zou opmerken. Ik had namelijk de gebruikelijke afsluiting ‘Met vriendelijke groet, Gerard Joling (fictieve naam), accountmanager’ uit pure balorigheid gewijzigd in ‘Met vriendelijke groet, uw immer actieve accountmanagers P. Nus en A. Nus’… Tsja, het kan verkeren.

Gelukkig kon deze relatie het onbedoelde grapje wel op prijs stellen en hij reageerde met ‘Hoogachtend, namens uw goede relatie firma Onderbroekenlol, accountmanagers P.L. Asbuis en E.N. Deldarm’. Maar het kan natuurlijk ook anders aflopen. In negen van de tien gevallen heb je op zijn minst wat uit te leggen aan zo’n relatie. Dus – een verhaal als dit behoeft uiteraard een keurige moraal – wil ik een aantal tips geven die mogelijkerwijs fatale communicatieve blunders in het mailverkeer als de voornoemde kunnen voorkomen. Zij dienen ter illustratie voor de algemene conclusie dat je in het mailverkeer altijd moet oppassen wat je zegt en je heel erg bewust bent van wat er in het traject zender-boodschap-ontvanger allemaal gebeurt; de ruis mag beslist niet overheersen. De eerste, meest logische tip is: lees een e-mail altijd grondig na. De tweede tip die hierop aansluit is: vul de geadresseerde pas op het laatst in, dus na het nalezen. Ter derde moet je heel erg oppassen met cc’s en bcc’s (stel je voor dat de mail in mijn voorbeeld ook naar de directie was gegaan…).

Verder nog een paar gortdroge, maar wel zeer bruikbare adviezen: benoem het onderwerp duidelijk, maak de mail niet te lang (we worden al overstelpt met informatie), controleer op taalfouten en gebruik de spellingchecker, gebruik geen prachtige achtergronden die de leesbaarheid verstoren, kies geen lettertype dat op hiëroglyfen lijkt en… vergeet de bijlage(n) niet! Vooral dat laatste gebeurt door de stress waarin we leven en werken maar al te vaak. Maar een mail nogmaals moeten sturen met bijlage levert nog meer stress op.

En tenslotte wil ik de volgende niet onthouden, want we blijven mensen, niet waar?: Vergeet zo af en toe de humor niet, maar dan wel onder het motto: ‘bezint eer ge begint’!

Ton Heerze
Eigenaar/project- en accountmanager van Webton Internetdesign

Bron: Column verschenen in What’s Up Hengelo (week 21, 2010)

 

Vind je dit een interessant bericht? Deel het!