Mailen… je kunt er goed melig van worden

Een tijdje geleden vroeg een collega aan mij of ik een e-mail gericht aan een zakenrelatie even wilde nalezen op taalkundige en feitelijke onjuistheden. Uiteraard wilde ik dat; collegialiteit is immers een groot goed, toch? Maar een goede omgang met je collega’s houdt tevens in dat er af en toe ook een, al dan niet pikant, grapje gemaakt moet kunnen worden.

Athans, dat is mijn mening die misschien wel een residu is uit mijn studententijd waarin het bij vlagen een sport was om medestudenten (en als het even kon docenten) een lekkere, met humor doorspekte loer te draaien. Nu was het in dit geval niet mijn bedoeling om mijn collega voor paal te zetten, maar om hem tussen de dagelijkse digitale beslommeringen door even aan het lachen te krijgen; en mijzelf ook niet te vergeten. Maar het lachen verging ons beiden al snel. Want nadat ik hem mijn mail met gecorrigeerde tekst had gestuurd, hoorde ik een paar minuten later een verschrikkelijke vloek, een oerkreet, die zelfs de meest introverte nerds deed opschrikken.

Wat bleek? Mijn collega had mijn tekst één op één in zijn mail gekopieerd en naar de relatie gestuurd. Vervolgens had hij kennelijk besloten mijn tekst toch even na te lezen. In die tekst had ik een piepklein grapje verweven waarvan ik zeker wist dat hij die wel vooraf zou opmerken. Ik had namelijk de gebruikelijke afsluiting ‘Met vriendelijke groet, Gerard Joling (fictieve naam), accountmanager’ uit pure balorigheid gewijzigd in ‘Met vriendelijke groet, uw immer actieve accountmanagers P. Nus en A. Nus’… Tsja, het kan verkeren.

Gelukkig kon deze relatie het onbedoelde grapje wel op prijs stellen en hij reageerde met ‘Hoogachtend, namens uw goede relatie firma Onderbroekenlol, accountmanagers P.L. Asbuis en E.N. Deldarm’. Maar het kan natuurlijk ook anders aflopen. In negen van de tien gevallen heb je op zijn minst wat uit te leggen aan zo’n relatie. Dus – een verhaal als dit behoeft uiteraard een keurige moraal – wil ik een aantal tips geven die mogelijkerwijs fatale communicatieve blunders in het mailverkeer als de voornoemde kunnen voorkomen. Zij dienen ter illustratie voor de algemene conclusie dat je in het mailverkeer altijd moet oppassen wat je zegt en je heel erg bewust bent van wat er in het traject zender-boodschap-ontvanger allemaal gebeurt; de ruis mag beslist niet overheersen. De eerste, meest logische tip is: lees een e-mail altijd grondig na. De tweede tip die hierop aansluit is: vul de geadresseerde pas op het laatst in, dus na het nalezen. Ter derde moet je heel erg oppassen met cc’s en bcc’s (stel je voor dat de mail in mijn voorbeeld ook naar de directie was gegaan…).

Verder nog een paar gortdroge, maar wel zeer bruikbare adviezen: benoem het onderwerp duidelijk, maak de mail niet te lang (we worden al overstelpt met informatie), controleer op taalfouten en gebruik de spellingchecker, gebruik geen prachtige achtergronden die de leesbaarheid verstoren, kies geen lettertype dat op hiëroglyfen lijkt en… vergeet de bijlage(n) niet! Vooral dat laatste gebeurt door de stress waarin we leven en werken maar al te vaak. Maar een mail nogmaals moeten sturen met bijlage levert nog meer stress op.

En tenslotte wil ik de volgende niet onthouden, want we blijven mensen, niet waar?: Vergeet zo af en toe de humor niet, maar dan wel onder het motto: ‘bezint eer ge begint’!

Ton Heerze
Eigenaar/project- en accountmanager van Webton Internetdesign

Bron: Column verschenen in What’s Up Hengelo (week 21, 2010)

Doe eens een avondje Marktplaats.nl: vermaak voor het hele gezin!

Er kan een moment komen dat een avondje buizen je aardig de keel gaat uithangen, zeker als het voetbalseizoen voorbij is (helaas worden we te weinig verrast met prachtige volleybalwedstrijden). Dat moment breekt voor mij herhaaldelijk aan. Dan wil ik niet weer aan een serie films met good old Schwarzenegger beginnen, de gedachte aan nog eens een paar uur tegen dat hoofd van Gordon aan te moeten kijken maakt me bijkans radeloos en het vooruitzicht om aan te moeten horen hoe het ene blondje duidelijk probeert te maken dat ze een hoger IQ heeft dan drie andere blondjes samen maakt een greep in de pot met Rennie’s voor mij welhaast onvermijdelijk. Nee, ik wil dat dan niet meer, ik wil dan een keer écht wat anders.

Gelukkig kreeg ik onlangs van een zeer inventieve internetkennis de gouden tip en daaruit bleek maar weer eens dat de digitale snelweg dé oplossing kan bieden om het door alle televisiedrek murw gebeukte vermaakcentrum van je brein weer tot leven te brengen. Hoe? Met Marktplaats.nl. En nou niet direct de zolder op om te kijken of je nog wat oude troep kunt verpatsen, niet nodig. Het vermaak op Marktplaats.nl ligt elders, namelijk bij jezelf en eventueel gezin, vrienden of bekenden.

Het gaat om een nieuw spel, dat geheel gratis is en waarvoor ik nog geen juiste naam kan bedenken (suggesties zijn welkom via ton@webton.nl). Het spel is ook nog eens erg simpel, zelfs drie domme blondjes zouden het kunnen. De uitleg: iemand uit de groep roept een willekeurig woord met als enige voorwaarde dat het een ding of een mens moet zijn. Alle deelnemers krijgen de gelegenheid om dat woord op marktplaats op te zoeken als aanbod of als vraag. Ieder schrijft dan de eerste zin op van de omschrijving van wat hij of zij heeft gevonden maar meldt dat nog niet. Daarna geeft iedereen vermakelijkheidspunten en degenen met de meeste punten wint, simpel toch?

Een voorbeeld, want nu wil iedereen natuurlijk weten wat ik precies bedoel. Laatst speelde ik het Marktplaats-spel met twee oude studiegenoten en natuurlijk werd als eerste het woord ‘feest’ in de groep gegooid. De omschrijvingen die gevonden werden, waren: ‘Hallo ik zoek nog een papegaaienkooi…’, ‘Wij zijn op zoek naar een betaalbare rodeostier…’ en ‘Voor een themafeest komend weekend zoek ik nog een surfplank…’. En wat te denken van de omschrijvingen op het woord ‘student’: ‘Ik wil mijn oma en haar zussen en vriendinnen verassen’ (die seriemoordenaars worden steeds brutaler), ‘Gezocht goed werkende fiets voor student met verlichting…’ en ‘Ben jij een moeder die onder schooltijd wat wil bijverdienen?…’ Ach, laten we er nog maar eentje doen. Het woord ‘liefde’ leverde het volgende op: ‘Ik zoek een rustig, klein blijvend hondje, het liefst een pup…’, ‘Dierenhulp Orfa is een stichting die zich inzet voor Roemeense zwerfhonden…’en ‘Om ons gezin uit te breiden zijn we op zoek naar een Husky pup…’. Sodomie op Marktplaats.nl? Nee, niet echt. De gein zit natuurlijk in het feit dat je alleen de eerste zin opschrijft. Maar ik kan je verzekeren dat dit een avond vol lol oplevert.

Dus: de tv beu? Doe eens een avondje Marktplaats voor ouderwetse gezelligheid met het World Wide Web. Tijden van weleer met Ganzenbord en Pim Pam Pet herrijzen. Waar het internet al niet goed voor is…

Ton Heerze
Eigenaar/project- en accountmanager van Webton Internetdesign

Bron: Column verschenen in What’s Up Hengelo (week 17, 2010)